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La alternativa ágil a la planeación

Antecedentes

Hace ya algunos años, la Coordinación de Planeación invitó a CIMAT a ofrecerles una consultoría para la implementación de Balanced Score Card. Yo trabajé con la herramienta en Oficialía Mayor de Gobierno. Ahí la utilizamos para la implementación de un modelo de indicadores para tres sistemas diferentes que convivía entre sí: iso 9001:2011, el modelo de equidad de género (un modelo propio creado ex profeso para incrementar la equidad de género en el Gobierno de Amalia GArcía) y el modelo de indicadores (un modelo propuesto por un consultor externo). BSC nos sirvió para con una sola captura periodica de información poder tener tres vistas sobre los modelos e indicadores a los que dababamos seguimiento.


El BSC nos servía par arealizar la revision directivas que se hacía de manera periodica, donde se analizaban resultados y compromisos, pero además servían para las auditorías internas y externas y los subsecuentes  procesos de certificación (ISO y MEGEZ).


Con esta experiencia, ya estando en CIMAT me contrataron para dar una asesoría a la Universidad Autónoma. Soy un seguido de las metodologías para la visualización del trabajo, como el Método Kanban, pero también la visualización como principio para entender problemas complejos, por ejemplo Tom Wujec (quien tiene varios videos sobre está técnica en Youtube). 


Vale la pena mencionar que la Dirección de Planeación identificó como un área de oportunidad el Gestionar la Estrategia. El dar surgimiento puntual, y por ello el Director del área busco una metodología para dar seguimiento a este tema. En este caso Balanced Scorecard. 


Analizando visualmente el Plan de Diseño Institucional


Uno de las sesiones con el equipo de la UAZ, se concretó a analizar el Plan de Desarrollo Institucional 2011 - 2015, como trabajo previa para el diseño de un Tablero de Mando Integrado (Balanced Score Card).  La sesión la llevamos en 2 pasos: visualizar el trabajo, identificar el trabajo. 




Paso 1: Visualizar los Objetivos Estratégicos, Indicadores y Metas.

En una sesión de un par de horas, un equipo del área de informática y de calidad, ambos dependientes de la Dirección de Diseño Institucional, pusieron todas las metas, indicadores estratégicos y objetivos y en muro mapeamos los resultado.


Primera sorpresa, había indicadores sin objetivo, objetivos sin indicadores o metas. Indicadores y metas huérfanos. Una parte de los objetivos no contaba con los elementos. La causa principal, es que estos objetivos venían descritos en prosa. Es difícil elaborar un documento de tal magnitud de esta manera. Probablemente también fue diseñado por otras personas.


Paso 2: Agregar una señal, en este caso un sticker o un lunar, para identificar en cuales de ellos se había trabajado hasta el momento.


Paso 3: Agruparlos en No trabajados, en curso y terminados (un tablero Kanban simple). El resultado: 


A menos de 1 año, solo se había trabajado en menos del 5% de los compromisos elaborados en el Plan Estrategico. Habiendo consumido la tercera parte del tiempo, quedaban por trabajar el 95% de los objetivos planteados de inicio.


Durante la elaboración del ejercicio, el asombro de los participantes iba creciendo. Varias preguntas surgieron: ¿para que hacer un plan tan grande?, ¿todo el esfuerzo realizado para realizar el plan, realmente fue útil?, ¿cómo hubiesemos podido lograr en este momento más resultados de los planteados en el plan original?, ¿hubiera sido mejor hacer un plan más enfocado y ligero?, ¿que podemos hacer con el 25% del tiempo que nos resta para sacarle el máximo provecho?


Algunas reflexiones del ejercicio.


  • Una planeación grande, super detallada, por adelantado tiene mucho riesgo asociado. De 6 meses a un año de trabajo, en el que solo el 5% (como máximo fue útil).

  • En la política, los días son largos y los años son cortos. En un puesto público, el tiempo pasa rápido.  El tiempo del proyecto se ha consumido. 

  • La planeación debería de ser más ligera, más enfocada, ajustable y continua. 


La alternativa de una planeación ligera, colaborativa, continua


En lugar de dedicar meses a la planeación, con una Modelo concreto como Agendashift pueden obtenerse los beneficios de una planeación certera. Realizada por la mayor parte posible de los involucrados y que de espacio para la ejecución de ese plan. Posteriormente, puede cerrarse el ciclo, obteniendo feedback manera constante y luego realizando ejercicios subsecuentes de planeación, para volver a dar espacio a la ejecución.


El modelo agendashift es un modelo sincero, incluyente, orientado a resultados. Te permite determina de manera colaborativa acuerdos y resultados en los que un grupo quiere trabajar. 


Paso 1. Que quieres estar celebrando en un año. 5W celebration

Paso 2. Que es lo que te impide lograrlo. True North

Paso 3. De Obstáculos a Resultados Tangibles. FOTO

Paso 4. Plan en una página. Plan de Una Página.

Paso 5. Mapear. Cynefin Mapping. Y revisar el Plan de Una Página


Tengo otro post, relativo a la creación de un plan para lograr una meta retadora (a breakthrough challenge), https://kanbanor.blogspot.com/2020/06/elaboracion-de-un-plan-de-escalamiento.html 


Llama a un mentor en agilidad para que te ayude a realizar este ejercicio de planeación. 



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