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Elaboración de un plan de escalamiento para una microempresa utilizando la etapa de descubrimiento de la Metodología Agendashift

¿Qué es Agendashift?

Agendashift es una metodología de gestión del cambio desarrollada por Mike Burrows, un especialista en el tema de procesos delgado y métodos ágiles, y una de las principales figuras de un selecto grupo que han contribuido con el método Kanban.

Agendashift consta de una serie de herramientas y procesos colaborativos para descubrir los resultados que desea lograr una organización y los obstáculos que le impiden lograr esos resultados. Además, logra generar acuerdos en la determinación de resultados a corto, mediano y largo plazo y permite dar seguimiento y ejecutar acciones de manera sistemática. Es una metodología que parte de derecha a izquierda, parte de los resultados o las metas y va construyendo un plan de gestión de cambio orientado a ellas. Las diferentes herramientas o procesos colaborativos pueden ser utilizados cada uno por su parte, en situaciones específicas y permite a los mentores, de manera sistemática construir un entorno que habilita la mejora continua.

Como se ilustra en la figura 1, la metodología consta de 5 etapas, descubrimiento, exploración, mapeo, operación y elaboración. Estas primeras dos siguen el patrón IdOO (Ideal, Obstacles, Outcomes). La etapa 3, tiene por objetivo hacer la agenda visible (el trabajo que no se ve, ¿cómo se administra?). La etapa 4, tiene por objetivo establecer acciones de trabajo y probarlas de manera sistemática y  la etapa 5, implementar acciones de cambio para hacerlo tangible.

Framework overview image
Figura 1. Diagrama de la metodología Agendashift.

PYME - Puertas de Elite

Puertas de Elite es una microempresa que se dedica a la fabricación de puertas de tambor y puertas grabadas con cualquier diseño utilizando tecnología CNC. Puertas de Elite es una empresa familiar, con un equipo de trabajadores subcontratados tanto para el diseño y fabricación de las puertas, así como para la entrega e instalación de las mismas.

Como parte de un proceso de consultoría que tiene por objetivo el escalamiento de la empresa, realizamos tres sesiones en línea de una hora u hora y media para establecer un plan de trabajo.  Utilizamos la etapa de descubrimiento de Agendashift para realizar el plan. Cómo se muestra en la figura 2, la etapa de descubrimiento consta de 4 herramientas y momentos, la Celebración - 5W, el Verdadero Norte, el ejercicio de 15 minutos llamada FOTO y el plan de trabajo en una página.

Discovery image
Figura 2. Etapas de la fase de descubrimiento.

La Celebración - 5W

La celebración es un ejercicios de imaginación en un futuro de corto plazo. El equipo o la organización se encuentra celebrando un logro importante. Cómo puede verse en la figura 3, el formato de La Celebración - 5W (What, Who, Where, When, Why) nos da la pauta para contestar las siguientes preguntas. ¿Qué se está celebrando?, ¿Dónde?, ¿Porqué es importante?, ¿Quiénes están ahí? y ¿Cuándo lo haremos?

Figura 3. Template de la Celebración - 5W.

What - ¿Qué vamos a celebrar?
El equipo de Puertas de Élite definió como su meta el abrir dos sucursales en México y estar celebrando el desarollo de productos innovadores que permitan el crecimiento escalable y sostenido de su empresa.

Who - ¿Con quién?
Al ser una empresa familiar, el equipo de Puertas de Elite identificó en primer lugar a la familia. “Mi esposa e hijos, mis padres, mis hermanos”, en palabras del Director. Y por supuesto con mis nuevos socios.

Where - ¿Dónde estaríamos celebrando?
En una ciudad importante del centro del país o en una ciudad turística con playa.

When - ¿Cuándo?
Dentro de dos años.

Why - ¿Porqué es importante?, ¿para qué lo hicimos?
En primer lugar por la satisfacción familiar

Las metas o retos definidos por el equipo son importantes. Como decía Stephen Covey, “sin participación, no hay compromiso”. Lo siguientes son ejemplos de logros que he escuchado durante sesiones de descubrimiento:
  • ... triplicar las ventas,
  • ... llegar a 10,000 usuarios,
  • ... incrementar mi productividad 10 veces (lo que se conoce como una mejora de orden logarítmico - 10x), entre otras.

Después de este ejercicio de imaginación, volvemos a la realidad del momento y reflexionamos junto con el equipo en torno a la siguiente pregunta. ¿Como se consigue una meta de esta magnitud? La respuesta siempre es, en resumen, haciendo un esfuerzo sobrehumano. Dejando la vida. Durmiendo sobre el escritorio o bajo el escritorio. Agendashift presenta entonces el verdadero norte. El verdadero norte es un paradigma diferente al esquema tradicional para alcanzar una meta importante. Consiste en tener las conversaciones correctas en el momento correcto, consiste en un alto desempeño por parte de todos los miembros del equipo y consiste también en conocer las necesidades de los clientes e incluso anticiparlas.

El verdadero norte es una reflexión y presentación de una alternativa a los sistemas de trabajo tradicional (por fuerza bruta) y en enfoque en soluciones o metodologías contra el enfoque en un sistema de trabajo inteligente y enfocado en los resultados y en la generación de valor. Haciendo prescindible las herramientas o marcos y flexibilizando su uso en función de los resultados deseados. Ver la figura 4.
Figura 4. El verdadero norte.

La pregunta siguiente y dinámica siguiente en los talleres de descubrimiento de Agendashift es ¿qué te impide actualmente llegar a esa meta importante que has establecido? O dicho de otra forma, ¿qué obstáculos te separan de la meta? Ello habilita al equipo para generar una serie de obstáculos que tiene el equipo actualmente. Después de generar esta lista, que es lo que sigue? En el caso del ejercicio realizado en Puertas de Élite estos son los obstáculos detectados.

  • El 90% del trabajo realizado es operativo.
  • Tardo un mes en leer un libro y escucho un rato antes de dormir cada 3er día. 10 a 20 minutos al día.
  • Asisto de manera variable a la empresa
  • La verificación de existencias me lleva una parte del tiempo.
  • Dedico 2 horas o 3 al día a hacer cotizaciones
  • Otra parte a la labor de cobro
  • Otra parte a movimientos bancarios
  • Otra parte a atención a clientes
  • Hay dos personas que atienden a los clientes, pero las cotizaciones las hago yo directamente
  • Aceptar las especificaciones del cliente, incluso de características que no están variables
  • Contrato personal en base a mis creencias
  • El desempeño es pobre
  • Las máquinas tiene una capacidad limitada (Hasta 20 puertas por día o 1 puerta grabada).
  • El margen de los trabajos realizados es reducido en muchas ocasiones (60 o 70%).
  • Charlo en ocasiones con los compañeros, dedico tiempo a escuchar música.

A continuación, Agendashift utiliza otra herramienta clave llamada 15 minutes FOTO. FOTO es un acrónimo en Inglés para “From Obstacles To Outcomes” o de Obstáculos a Resultados. FOTO aborda cada uno de los obstáculos y los somete al lenguaje clarificador (clean language). Ver figura 5.
The 15-minute FOTO cue cardFigura 5. 15 minute FOTO.

Uno a uno los obstáculos se convierten en metas. En el caso de Puertas de Élite, mostramos los resultados del ejercicio 15 FOTO para un obstáculo. El obstáculo para el ejemplo es el 5to de la lista: Obstáculo 5.
  • “Dedico 2 horas o 3 al día a hacer cotizaciones”.
La primera pregunta del set es: ¿qué te gustaría que ocurriera en lugar del obstáculo que estás planteando? Esta pregunta nos permite convertir el obstáculo en uno o varios resultados que queremos lograr.

  • “Que las cotizaciones se pudieran realizar de manera automática o que alguien más del equipo pudieran realizarlas”.

Cuando terminamos de responder, viene la siguiente pregunta: ¿cuándo ya ocurrió lo que te gustaría que ocurriera, qué pasa? La respuesta, es que en ese futuro después de haber logrado la meta, generamos otros resultados.

  • “Dedicar más horas a labor de venta o producción”.

La tercera pregunta puede ser, y después de que logras lo que te gustaría que ocurriera, ¿qué pasa? Nuevas necesidades y oportunidades surgen, cuando ese obstáculo ya se resolvió.

  • “Me dejará tiempo libre para realizar acciones para construir a mediano y largo plazo”.

La cuarta pregunta es, ¿justo antes de que el equipo logre el resultado que queremos que pasa? Esta pregunta está relacionada con resultados previos que obtenemos antes de lograr la meta. Y está relacionada con la siguiente pregunta.

  • Capacitar otras personas para que me apoyan.
  • Tenemos una aplicación para que fuera más sencillo, meter la aplicación y que hubiera un resultado.
  • Identificar los tipos de productos y sus variaciones.
  • Buscar métodos para cotizar de una manera rápida y efectiva.
  • Buscar herramientas para cotizar (Ejemplo: Comex, toma la foto del cuarto y de la fachada y en automático).
La quinta pregunta es ¿cómo logramos el resultado que queríamos lograr? Esto nos lleva a posibles acciones para construir de manera iterativa el resultado que queremos.
  • “Estandarizar el proceso de cotizaciones”.
Hay una pregunta clarificadora clave que se utiliza frecuentemente cuando se expresa un resultado en términos vagos o generales. Por ejemplo, queremos más mística en el equipo. La pregunta es ¿qué tipo de mística? El equipo entonces debe clarificar la respuesta. Queremos que sepan que debemos tener enfoque en el cliente. ¿Qué tipo de enfoque en el cliente? Tener un método para obtener los resultados que quiere el cliente.

Finalmente, con todos los resultados (outcomes) generados en las diferentes rondas de quince minutos se mapean en un plan de trabajo de una página y se clasifican en resultados de corto plazo, mediano plazo y largo plazo.

Figura 6. Plan de una página.

Resultados en Puertas de Élite

Gracias a este enfoque metodológico enfocado en resultados, Puertas de Élite ha concretado acciones que le han permitido estandarizar su proceso de cotización, lo cual absorbía una buena cantidad de tiempo del equipo. Cada nuevo logro acercará más a la meta al equipo de Puertas de Élite. “Abrir dos sucursales en México”.

Llevo varios años implementando acciones de mejora en diferentes organizaciones públicas y privadas. Esta metodología me ha sorprendido por lo práctica y efectiva.  Mike Burrows dice que el proceso de Agendashift es no prescriptivo, no está en enfocado en la implementación de una metodología sino que enfatiza en poner los resultados que queremos lograr como primer elemento y permite lograrlo desde la primera sesión. Aquí una pequeña muestra.

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