Cómo generar valor de un proyecto que nos llevaría años terminar...

 "Los proyectos pequeños generan valor más rápido y tienen menor riesgo asociado".

¿Qué hacer cuando un proyecto es enorme, pero es algo que debemos de enfrentar? La solución es romper el proyecto en pedacitos. Hacer miniproyectos, hasta que logres el valor completo, en su defecto, cuando hallamos entregado el valor necesario para cambiar a otra cosa.

¿Qué es valor? Valor significa, según Mike Burrows, que las necesidades de alguien fueron satisfechas. 

En una empresa que trabaje, la Contadora de la empresa, la persona más capacitada del área, trabajaba 40 horas por mes para hacer una  conciliación de pagos. La Contadora estaba frustrada. Y su frustaración creacía diariamente, ya que las operaciones de la empresa seguian creciendo.

Un año antes, ella dedicaba 20 horas a las conciliaciones.  A la fecha de la que estoy escribiendo ya eran 40 horas. A ese ritmo, en  pocos meses necesitaría dedicar el  doble de tiemp. Eso es medio mes de trabajo dedicado a una sola actividad. Un riesgo organizacional muy alto. 

De entre los varios analistas de negocio de la empresa, una en particular se dedicaba a atender a la Contadora. ¿Cómo poder ayudarle? El automatizar el proceso completo de las conciliaciones de pagos era una tarea titánica. Un proyecto que llevaría según un estimado rápido al menos 1 año y medio de todo el equipo de desarrollo de software a cargo de la analista de negocio en turno.

 El equipo tenía además otros clientes clave, ya que era el responsable del servicios de sistemas críticos para la oferta de productos a clientes externos de la empresa.

En ese momento, yo también me desempeñaba como analista de negocio. Mi compañera me preguntó cuál era mi opinión al respecto. 

"No tienes que resolver todo el problema de una sola vez - le dije.  ¿Cómo te comes un ballena? En pedacitos de suchi."

En realidad, la necesidad que tiene la Contadora es "lograr la conciliación completa (mismo beneficio), pero utilizando menos tiempo haciendo la conciliación (menor costo). Eso sí,  lo más pronto posible".  Lograr lo más que puedas en un mes. Y pensar a continuación, ahora como puedo ayudar a reducir otra parte de ese tiempo.

El definir exactamente el comportamiento que estabamos buscando (outcome) nos dió muchas posibilidades. Nos dió opcionalidad. Podíamos atacar el problema de distintas maneras. 

En menos de un mes, haciendo un análisis minucioso de todas las áreas de oportunidad para automatizar solo una pequeña parte de las conciliaciones. El equipo de producto, pudo ayudar a la Contadora a reducir en 5 horas. No tal mal para un primer golpe.

Ningún equipo de producto le había ayudado a disminuir su carga de trabajo. La Contadora, estaba muy contenta y agradecida con el equipo. No habían resuelto el 100% del problema, pero definitivamente la manera de hacerlo era la correcta. Con esta estrategia, el equipo disminuyó a la mitada el tiempo dedicado a las conciliaciones en 6 meses. Ahí quedaron, en las 20 horas originales.  No se resolvió el problema en su totalidad, porque llegaron a la mesa del equipo otras oportunidades más urgentes. 

Si se hubera pensado en resolver el 100% del problema, siemplemente el tiempo para explorar todas las posibilidades hubiera sido largo y el trabajo para la Contadora hubiera seguido creciendo. Y que pasa, cuando seis meses después hubieran terminado el análisis de todas las partes del problema. Sí, no hubieran tenido tiempo de desarrollar una sola línea de código para resolver el problema. Porque otras necesidades urgentes hubieran tocado a su puerta.