¿Cómo demostrarle a mi jefe que mi implementación de Kanban me ha sido útil? 1 de 3

Por la mañana un cliente me preguntó, como demostrarle a mi jefe que mi curso de Kanban ha generado valor. La respuesta completa es: incrementé mi rendimiento (es decir, ¿estoy produciendo más?), recorte mi tiempo de ciclo (¿estoy terminando las tareas más rápido?) y lo anterior, lo estoy haciendo con el mismo esfuerzo o menos esfuerzo.

Existen varios elementos del Método Kanban que nos permiten ver gráficamente estas respuestas. El primero es el pizarrón Kanban. Para saber si he terminado trabajo, debe haber más tickets en la columna de terminado o DONE.  

Nota. Según Mike Burrows, el trabajo terminado es aquel que ya satisfizo las necesidades de algún cliente. 

Aquí, el caso de un equipo que apenas se conformó y que está utilizando la implementación gradual del método Kanban. Este equipo ha podido visualizar y enfocarse en cerrar trabajo, sin perder de vista cual es el trabajo más importante en el que hay que enfocarse. 

Primero implementar la visualización del trabajo y realizar reuniones de sincronización

Está es una primera historia sobre la implementación de un sistema Kanban para el equipo de licitaciones de la Secretaría de Educación de Zacatecas. El área mencionada sufrió un cambio de personal recientemente, a finales de Julio. Una de las primeras tareas o encomiendas, fue el determinar cuanto trabajo pendiente tenía el área. Para ello utilizaron un pizarrón Kanban. Así mapearon el trabajo pendiente. Se dieron cuenta de que había mucho trabajo de auditorías para realizar. Este tipo de trabajo generalmente tiene una fecha fija establecida, por lo que el equipo se concentró en estas actividades.

Figura 1. Primera versión del pizarrón, con los tickets más urgentes a realizar (auditorías al proceso).

Tres semanas después, todos los tickets relativos a las auditorías (azules) estaban terminados. El equipo tuvo el enfoque suficiente para concentrarse en estas tareas críticas. Gracias a ello generaron capacidad o espacio para poder tomar otras tareas. En el círculo rojo de la figura 2, se muestra el trabajo terminado. 

Figura 2. En el pizarrón Kanban, puede notarse el trabajo terminado y como se incorporan nuevos tipos de trabajo y nuevos tickets en los carriles.

Segundo, mejora evolutiva del sistema y sus políticas

El segundo principio de Gestión del Cambio de Kanban dice que los miembros del equipo acuerdan mejorar de manera evolutiva e incremental su sistema Kanban. Esto puede verse en la misma Figura 3, como ha evolucionado el diseño del pizarrón a lo largo de las tres semanas de trabajo.

Figura 3. Qué es lo que sigue en tu pizarrón Kanban.

En cada reunión de sincronización (Kanban meeting), el equipo reportaba el avance de cada una de las actividades y además que otras cosas están emergiendo como trabajo por realizar, otros tipos de trabajo, como trabajo estándar, trabajo sustantivo de tickets de otras áreas como licitaciones y compras. De tal manera que el diseño del pizarrón creación para poder representar de una mejora manera cada una de estos trabajos en espera y trabajo abiertos del sistema. 

Los diferentes colores de tickets representan trabajo diferente:

• Amarillos. Trabajo estándar.
• Azules. Auditorías o reportes normativos.
• Verdes. Reuniones del Comité de compras.
• Blancos. Políticas o reglas de salida de cada etapa del proceso.
• Rojo. Bloqueo de alguna tarea por una entidad externa al equipo de licitaciones.

El equipo de licitaciones, se va a concentrar en un nuevo ticket de fecha fijar relativo a observaciones sobre una auditoría anterior (el ticket azul señalado en el círculo en la Figura 3). Y además se concentrarán en trabajo administrativo (tickets amarillos), que se encuentran en el primer carril. 

De esta manera, el equipo sabe que proyectos tiene terminados, cuales son los que siguen. Nos concentramos no en que vamos a comenzar, sino en que debemos de terminar.

> Como diría los chicos de It Agile: **Pare de empezar. Comience a terminar.**

En resumen, un pizarrón Kanban, de inicio te muestra que has terminado trabajo. Esta es una primera respuesta para saber si te es útil un sistema de este tipo.

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