Parte I. Kanban en el Servicio de Autoconstrucción. Secretaría de Educación de Zacatecas.

Acerca del programa de Autoconstrucción

El Programa de Autoconstrucción, que maneja la Dirección de Espacios Educativos perteneciente a la Subsecretaría de Planeación y Evaluación, de la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado de Zacatecas tiene como público objetivo a escuelas públicas que ofrecen educación básica en el estado --preescolares, primarias y secundarias. Los servicios que ofrece comprenden una amplia gama de trabajos de fortalecimiento de infraestructura física, con diferentes costos, que van desde pintura o impermeabilización de un aula hasta construcción de un aula, baños o incluso una barda perimetral o una plaza cívica. El servicio involucra la participación de asociaciones de padres de familia, presidencias municipales y la Secretaría de Educación que se formaliza través de convenios de colaboración. La Secretaría aporta los materiales de construcción pesados como grava, arena, cemento y varilla. Los padres de familia aportan materiales ligeros y las presidencias municipales aportan la mano de obra.

Motivación para el cambio. Si no hay dolor, ¿para qué cambiar?

En julio de 2017 el equipo encargado de administrar el Programa se enfrentó a varios retos. El equipo estaba trabajando al 100% de su capacidad. Tenían una planeación de las solicitudes de servicio a atender, pero frecuentemente tenían que realizar trabajo adicional para atender solicitudes de servicio críticas no planeadas y generar reportes de sobre el estado de todas las solicitudes en curso. El equipo se encontraba completamente ocupado. Muy pocas de las solicitudes recibidas en 2017 habían sido terminadas en ese momento. De 180 trabajos solo 7 habían llegado al final y por tanto entregado valor para mejorar la infraestructura física del sistema de educación básica.

La gota que derramó el vaso fue la confusión que se generó con una presidencia municipal. La Secretaría de Educación se comprometió a determinar la factibilidad y pertinencia de realizar 10 trabajos de fortalecimiento de infraestructura física de escuelas de ese municipio y dio instrucciones a la Dirección de Espacios Educativos realizar esa actividad. Tres semanas después el personal de la presidencia municipal regresó a la Secretaría de Educación. Quería saber el estado de sus solicitudes de trabajos.

Después de un buen rato, se supo que las 10 solicitudes se habían convertido en 17 y ninguna de ellas había tenido un avance significativo. Esto generó varias preguntas: ¿por qué si el acuerdo había sido atender 10 solicitudes, se habían aceptado 17?, ¿por qué era tan tardado informar el estado de cada solicitud? Para saber el estado de una solicitud había que recuperar y consolidar la información de varias fuentes: hacer algunas llamadas, verificar la información en listas escritas en archivos de excel y preguntar a uno o más integrantes de la Dirección de Espacios Educativos. Las solicitudes parecían ser invisibles en el sistema de trabajo del área. Esto no podía seguir así.  De esta forma, desde la Subsecretaría de Planeación y Evaluación se consideró en implementar un mecanismo para conocer el estado del trabajo.

Julio 2017. Reunión inicial, visualización de la cadena de valor

La Subsecretaría de Planeación y Evaluación había contratado a un entrenador especialista en Kanban. Le pidió que ayudará a incrementar la eficiencia de la Dirección de Espacios Educativos. “Nos vamos a poner en manos del entrenador, él es el experto. Lo que nos pida lo realizaremos de manera disciplinada” dijo en una reunión inicial al equipo de la Dirección. El entrenador habló brevemente en esta reunión sobre  Kanban y todos sus beneficios. En esta reunión inicial se realizó un mapeo de la cadena de valor del Servicio, que se muestra a continuación.

Figura 1. Fases del proceso de Autoconstrucción.

Además se identificaron tres tipos de trabajo principales en función del tipo de adquisición de los materiales para realizar las obras: licitación, compra directa y aprovisionamiento de material directamente de almacén. Finalmente se diseñó el ticket con los datos generales de cada solicitud de trabajo.

Figura 2. Fases del proceso y tipos de trabajo identificados del Servicio de Autoconstrucción.

La primera tarea del equipo fue llenar un ticket con los datos de cada servicio en proceso en ese momento.

Figura 3. Diseño del ticket.

El primer pizarrón Kanban de la Secretaría de Educación

Con el diseño propuesto se comenzó a alimentar el pizarrón Kanban con todos los trabajos abiertos. Los beneficios inmediatos de la implementación fue una idea clara de la cantidad del trabajo y de su estado.  A partir de ahí vendría una mejora continua del proceso, del cual hablaremos en las siguientes entradas.

Figura 4. Primer diseño de pizarrón Kanban.

La práctica central de Kanban es 1) Visualizar el trabajo, pero ello implica visualizar las fases del trabajo, así como el estado del trabajo. En la figura 4, podemos ver en la paret superior etiquetas blancas, con el nombre de las fases del trabajo, líneas verdes que forman carriles por donde van moviéndose el trabajo. Cada carril está dedicado a un tipo de trabajo diferente, el de arriba es para solicitudes que implican un proceso de licitación, el de enmedio una compra directa y el de abajo, es un carril dedicado a cosas existentes en el almacén.

Continuaremos con el análisis de este caso...