De los 80 proyectos que tengo abiertos, en cuáles me debo enfocar...

"Lo que es obvio, es obvio para ti".

- John Medina. Brain rules.

Me gusta platicar sobre esta anécdota ya que como seres humanos suponemos que todos los miembros del equipo estamos sincronizados y tenemos el mismo nivel de entendimiento del sistema de trabajo.

Los días lunes, hacemos una revisión de riesgos de los diferentes tableros Kanban de la Secretaría de Educación. Al llegar a área de acreditaciones nos encontramos el siguiente pizarrón. Este pizarrón en particular corre de derecha a izquierda, el equipo lo decidió así desde el inicio, debido a cuestiones de privacidad.

- Se ve que tienen mucho trabajo muchachos - les comenté.

- ¿Qué van a hacer esta semana?, ¿en cuáles tickets van a trabajar? (Al parecer no había ninguna prioridad o urgencia en ese momento).

Insistí. Ninguno de los integrantes del equipo contestó. Voltearon a verse y guardaron silencio.

- En los tickets que están a punto de llegar al final y en los más viejos - dije - para luego reflexionar sobre el porqué.

1) Los tickets que están más cerca de llegar al final, tienen prioridad

En este pizarrón en particular, pueden verse en la antepenúltima columna una nube de tickets. Estos tickets dependen de comisiones externas a la Secretaría de Educación. La mayor parte del tiempo de entrega los tickets se estacionan en esta columna, sin embargo los tickets que ya pasaron y están en la penúltima columna, ya fueron aprobados o rechazados de manera definitiva por estas comisiones. El tiempo que les resta no es mayor a un mes entre la elaboración del acuerdo y la notificación al solicitante. En la siguiente figura se encuentran 11 tickets en los que había que se podía trabajar ya en ese momento. 

2) Los tickets que tengan más edad, hay que terminarlos o cancelarlos

De la nube de tickets de la antepenúltima columna, existían tickets que tenían más de 6 años en proceso de acreditación. Estos tickets incrementan la edad promedio de las tareas en el sistema, enfocándonos en la finalización de estos tickets, nos aseguramos en reducir el tiempo de entrega de manera general y reducir el trabajo en proceso. Los tickets más viejos deben terminarse o cancelarse, si no hay control de los mismos, pueden permanecer como zombies en nuestro sistemas de trabajo, consumiendo recursos y distrayendo a los integrantes del equipo. Peor aún, representan un riesgo para todos los involucrados. 

Semanas después, una situación similar volvió a ocurrir, varios tickets habían pasado la etapa donde se ubicaba el mayor congestionamiento del sistema, es decir el cuello de botella, para el caso la revisión por comisiones externas. En los tickets que se muestran en la figura anterior, cada punto representa un cumpleaños para ese ticket, los tickets de la parte de arriba tienen 6 años de edad. Reiterando,  el equipo se debe enfocar en cerrar esos trámites ya sea de manera positiva o negativa, pues representan un riesgo para todos los involucrados. Al extenderse tanto tiempo la probabilidad de cierre o cancelación aumenta sin lograr el resulado esperado aumenta y por tanto el trabajo invertido a esos tickets es desperdicio.

Algunas semanas después, durante el recorrido de todos los lunes volvimos a visitar a este equipo. 

- ¡Hola muchachos!, ¿En qué van a trabajar esta semana?

- En estos tickets que están a punto de llegar al final. Y por cierto, dos de los tickets más viejos acaban de ser cerrados.

Sonreí.
- Eso es todo muchachos.