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Kanban para Gobierno. Caso de la oficina de Convenios Interinstitucionales.

La historia

Hace algunos meses, 18F comenzó a jugar con kanban como una forma de administrar y mejorar nuestros procesos. (Resulta que "¡HAGA TODAS LAS COSAS A LA VEZ!" Tal vez no sea el mejor lema.) Kanban es una metodología que le ayuda a eliminar las ineficiencias y reducir el desperdicio al visualizar el flujo de trabajo. También se utiliza para equilibrar la capacidad y la demanda al implementar un "sistema de arrastre (pull system)" y limitar la cantidad de trabajo en progreso (Work In Progress - para sus siglas en Inglés). No tienes que cambiar nada cuando empiezas a usarlo, solo haces un tablero Kanban, representas tu proceso de trabajo actual, pones algunos límites de trabajo y comienzas a hacer un seguimiento de lo que estás haciendo y aprendiendo de él.

Al comenzar a construir un tablero para rastrear todos los proyectos abiertos en 18F, llamamos al equipo de Convenios Interinstitucionales,  Josh Bailes, Matt Spencer y Victor Valdiviezo, para responder algunas preguntas sobre negocios en la fase de Convenios Interinstitucionales de nuestro trabajo. Les hicimos algunas preguntas. Luego les dijimos que era un límite de trabajo en progreso o WIP y las preguntas comenzaron a fluir de otra manera:

"Espera, ¿qué es WIP?"
"WIP significa trabajo en progreso".
"Así que un límite Trabajo en Progreso (WIP) es ..."
"Un límite en el número de piezas de Trabajo en Progreso (WIP) que un equipo puede tener en un momento dado".
"¿Podemos hacer eso?"
"Debes hacerlo".
"¡Lo necesitamos!".

Resulta que el equipo de Convenios se estaba ahogando en el trabajo y había estado teniendo conversaciones esa semana sobre cómo el ritmo actual era insostenible. Bailes se estaba ahogando en más trabajo del que cualquier persona puede manejar, y Spencer le decía cosas como: "Sabes que no podemos seguir así". Su tiempo de procesamiento promedio para IAA fue de sesenta y cinco días y ascendió rápido. Cuando se les preguntó qué pensaban que era un número manejable de Convenios en trámite en un momento dado, lo discutieron detenidamente y decidieron que un buen punto de partida era 20. Así que contamos los Convenios que tenían en proceso en el momento en que decidieron que 20 eran Un ritmo sostenible.

Tenían 49.

Claramente, había que hacer algo.

Se habló sobre lo que tienen que hacer para crear un acuerdo (Lenguaje Kanban: su "cadena de valor") y por cuántos tipos diferentes de Convenios lo hacen (Lenguaje Kanban: sus "clases de servicio"). Resulta que hay 46 casos para múltiples propósitos diferentes. ¡Y eso no es todo el trabajo que tienen que hacer! Así que dijimos: "De acuerdo, hasta que el trabajo en progreso se haya reducido de los ridículos 49 a los más manejables 20, no iniciaremos nuevos Convenios".

¿Se puede imaginar cómo se recibió esto?, pero el Equipo de Convenios Interinstitucionales se mantuvo firme. A medida que avanzaron para despejar sus cubiertas lo suficiente como para que los nuevos Convenios ingresaran al gasoducto, aprendieron una cantidad asombrosa y pudieron tomar medidas concretas para mejorar su eficiencia.

Lo que aprendieron:

La disminución de la cantidad de trabajo conduce a una mayor calidad del trabajo.
El Equipo de Convenios estaba comenzando Convenios sin toda la información necesaria para hacerlo.
El trabajo no ahoga, si el flujo de trabajo es administrado.
Los cuellos de botella son más fáciles de administrar cuando se pueden ver.
Un tablero físico motiva al equipo.
El equipo estaba prestando menos atención a los socios que responden porque tenían que centrarse en los que no responden.
El personal de 18F ignoraba en gran medida que cada Acuerdo cuesta entre dos y cinco mil dólares, incluidos aquellos que debemos hacer para dar cuenta del tiempo o el exceso de dólares.
La vida es mejor cuando puedes ver tu trabajo.

Pasos concretos que tomaron


Se comenzó a requerir que el solicitante proporcione la información necesaria para iniciar el proceso de acuerdo antes de comenzar a trabajar
Se transfirió la responsabilidad de procesar los Convenios de OCSIT que no involucran a 18F a la Oficina de Servicios Ciudadanos y Tecnología Innovadora.
Establecer fechas de vencimiento en elementos de firma externa.
Se comenzó a proporcionar plazos para cada paso, tanto interno como externo.
Comunicaciones mejoradas para evitar modificaciones y excesos.
Se agregó un sistema para eliminar Convenios del flujo cuando el socio es demasiado lento para responder
El equipo de Convenios llegó a la Oficina del Asesor Jurídico General para mejorar el entendimiento mutuo de las necesidades, y
Se socializó al equipo del Consejo General en el 18F más amplio, para ayudar a ambos lados de la ecuación a empatizar con el otro

Hace un par de semanas, el equipo finalmente aprobó el último acuerdo rezagado y  comenzó a trabajar en el primer nuevo acuerdo que se iniciará en varios meses. Los vítores fueron a la vez sorprendentes y conmovedores. Resulta que la gente había estado siguiendo el progreso del equipo hacia una carga de trabajo manejable como si fuera la cuenta regresiva del Año Nuevo en Times Square. Cuando el último finalmente se volcó, bueno, nunca has visto emoji tan encantados en un canal de slack en tu vida.

¿Cuál fue la mejor parte?


El equipo ya no se está saturado de trabajo. Están de vuelta al mando.

Posdata: Dos días antes de la hora de publicación, Josh Bailes envió este mensaje de 18F: “Buenas noticias. Nuestro tiempo de ciclo o Cycle Time actual promedio para los Convenios es de 37,5 días, es decir, desde el inicio hasta la firma, se tarda 37,5 días para que se complete un acuerdo. Esto implica una reducción del orden de 60 días debido principalmente a dos cosas:

  1. Los límites de trabajo establecidos. Están operando y se respetan y 
  2. El gran trabajo hecho por Matt Spencer y su equipo.


18F es una oficina de empleados de gobierno federal de la Administración de Servicios Generales ( General Services Administration o GSA), que colabora con otras Instituciones para solucionar problemas técnicos, construir productos, y mejorar los servicios de gobierno a través de la tecnología. 18F forma parte de los Servicios de Transformación Tecnológica, que pertenece al Servicio Federal de Adquisiciones.

BY ALAN BROUILETTE SEPTEMBER 13, 2016 STRATEGY & POLICY
https://digital.gov/2016/09/13/kanban-for-government/ 


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